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【海外とのやり取り】~伝える上での工夫~

2021/12/08|社員ブログ

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 コンヒラに入社して半年が経過した貿易チームのAです。私のチームは、通常業務は品質や価格を吟味しつつ、よりお客様のニーズに合う海外工場に製品の製作を手配するということが主です。弊社は海外工場と直接取引をしているため、毎日工場とやり取りをメールでおこなっています。そこで、提携工場の一つであるベトナム工場で新規品の試作に関わって感じたことについて紹介します。

 今回紹介する工場とのやり取りは英語で行っています。もちろん、お客様のご希望を漏れや誤解が無いように伝えなくてはいけません。そこで学生時代に法律や社会問題を論題としたディスカッション、ディベート、スピーチを英語で数年おこなってきた経験を活かし、何をどう書けばより確実に伝わるかということを考えてやり取りをおこなっています。

やり取りでの工夫点は、伝えるべき内容を正確に理解したうえで、
①言い換え表現を使う
②図示する
③質問文だけでなく想定回答として選択肢を提示する
などがあります。

 これらはディスカッションなどの活動で得た「難しい内容をより分かりやすく伝える方法」です。新規品の試作に関して専門的な内容をメール連絡する際、相手の捉え方によっては誤解が生まれる可能性があったため、具体的にイラストや別の言い換え表現で補足資料を添付して説明をおこないました。その結果、工場からは期待以上の回答を得られ、写真や製造中の情報提供までもしてもらえたため、何度も問い合わせをすることもなくスムーズに連携を取ることができました。

 このようなやり取りを通し、改めて伝え方の大切さを実感しました。元々は学生時の活動において、限られた持ち時間で相手に明瞭に伝えるために用いていた方法ですが、現在の海外調達業務においても、確実に内容を伝えるためには①~③の方法は有効であると感じました。また、この対応は上司からも「分かりやすい」と評価してもらえたため、今後も工夫しながら続けたいと思います。

 今回の製品は、残念ながらサンプル品として納めた物に問題が見つかり、お客様もお急ぎであったため次回の発注タイミングへ持ち越しとなりました。しかし、問題の原因についてはその後も調査を行い、改善の糸口は掴めたと考えています。そして、工場と情報共有をしながら再度試作している段階です。このように、弊社は一度ダメだからといってそこで匙を投げるのではなく、次に繋げるために努力は怠りません。

 貿易チームにはベトナム、台湾出身者といった海外ローカル工場との直接やり取りが可能なメンバーが在籍しています。彼らは工場と母国語でのやり取りはもちろん、日本語も堪能なため、お客様のご希望も正確に理解した上でやり取りが可能です。海外調達でのやり取りでお困りの方は是非一度お問い合わせください。

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