こんにちは、貿易チーム営業アシスタントのUです。
2020年以降 世の中は大きく変化し、働く場所をオフィスに限定せずに取り組める仕事の幅が広がってきています。そんな中 貿易チームでは、台湾出身のメンバーが昨年11月から約1年間、故郷の台湾を拠点に従来の通常業務に加え、台湾勤務の環境を最大限利用し台湾市場の調査や開拓、台湾企業への弊社自社製品のPRを行っています。
その一方で台湾にいることで対応が難しい業務、例えば担当案件の製品の入出荷業務は日本にいる貿易チームのメンバーで業務分担して対応しています。

 台湾にいるメンバーの担当案件である製品の入出荷業務を社内にいる自分達が行う時、大事なのは情報共有の意識だと感じました。そこで貿易チームではMicrosoft Teamsのチーム機能を活用しています。
アプリ内で１つのチーム(グループのようなもの)を作成し、その中で製品の入出荷状況のやり取りをしています。情報共有もできる上、1つの場所に情報を集約でき記録にも残るのでとても便利です。他にも業務の属人化を防ぐ為、入集荷作業の手順書を作成しました。手順書があれば誰でも同じ対応ができるので、漏れやミスの防止、確認のための問い合わせの手間の削減にも繋がります。

 他にも、今までは当たり前のように社内でファイルを片手に対応していた業務がありましたが、リモートワークの時にファイルを自宅に持ち帰ることで他の人が使えなくなる可能性が出てきました。そこで必要情報をPDF化して共有フォルダに保管しておくことで、今では会社にいなくても問題なく業務を進めることができています。

 このようにメンバーの台湾勤務や自身のリモートワークを経験していく中で、今まで通りの方法ではできない事を「どうすればできるようになるか。メンバーに迷惑をかけずにできるか。」を考える機会が以前よりも多くなりました。もちろん職種や業務内容によって、できること/できないことの内容は大きく違ってきますが、少しずつ取り組みを重ねて、在宅ワークでもできる仕事の幅をこれからも増やしていきたいと思います。