神戸製造の水田です。

私の業務は新開発製品の販売を主に行っています。
順調に引合は増えてきており、常時50件前後の案件を抱えているようになりました。そうなってくると全てを記憶だけで把握するのは難しく、管理することが大事になってきます。

管理するのに必要なこととして、一つは「案件一覧表を作成」、一つは「関係者への共有」と考えています。関係者への共有は日報での報告し、また重要なことは口頭などで上長や関係者へ都度行っています。
さらに管理を確実に行えるように、「分科会」を開催しています。

分科会は販売担当から引合・受注案件を、開発設計担当から開発案件を、上記の案件一覧表を使用し報告を行います。この分科会では、管理に必要な報告と記録を一挙に行う事ができます。

定期的に分科会を開催するメリットは、報告漏れが無くなること、都度 案件一覧表を必ず更新することです。更新がされていないと、分科会で報告をすることができず、参加者からの指摘を受けてしまいます。また案件一覧表のような管理表は、時間の経過とともに更新を怠りがちですが、その防止にもなります。さらに更新するときには案件内容の全てに目を通すので、しなければいけないことの漏れも無くなります。そして報告内容に指摘事項があれば議事録に記載し、完了するまでレジュメに残すので、漏れなくトレースを行えるようになりました。

上記のように分科会に限らず、このような報告会をすることは大きなメリットがあると思います。ただ継続して分科会を行わないと、案件一覧表の更新も滞ってしまいます。そうなると意味が無くなってしまいますので、継続できるように皆で強い意志を持って臨むことが肝心だと思います。