こんにちは。貿易チーム営業アシスタントのUです。
世の中が少しずつコロナ前の状態に戻りつつあり、おかげ様で貿易チームも忙しい日々を過ごしています。そんな中、最近は仕事の効率アップについて改めて考えることも多くなりました。“効率アップ”と言っても、まずは気軽にできそうな簡単なことから始めました。

 最初に自分の仕事内容とそれに付随する作業(大小問わず)を見直し、「ここは手順を省略してもいけるかな～。」と思うことをリストにしました。次にそのリストを元に一緒に仕事をするチームメンバーにも相談し、省略してもお互いに不便無く、お客様への影響も無いことも確認できたので、さっそく実践しました。

[手順省略可の一例]
・お客様へ送る書類から各担当者の捺印欄を無くしました。
チームで使っている書類作成用エクセルのフォーマットから捺印欄を無くし、代わりに書類を受け取ったお客様がコンヒラの誰から来た書類か一目で分かるように、捺印欄があったスペースに各担当者の氏名を入れました。

さらにこのイメージ図Afterのように捺印欄が不要となった書類は印刷せず、PC上でPDF変換したデータをお客様にメールでお送りすることで、印刷コスト節約と送付後の紙書類の保管手間を省略することもできました。(以前は作成した書類を印刷し、各担当者が印鑑を押し、その書類をスキャンしてお客様にメールで送信、書類はファイリングしていました。)

 貿易チームでは各メンバーが在宅勤務をする日数も年々増えており、出社と在宅勤務のバランスを保ちながらお互い協力して働いています。捺印省略やペーパレス、書類保管中止など、できるところから業務手順の削減をしていくと、自宅にいても会社で仕事をするのとほとんど同じような環境下で業務を進めることができ、結果 チームメンバーの手間も省くことができました。
ほんの僅かなことでも積み重ねていくことで、自分だけでなく周囲の人の手間削減や効率アップに繋がると分かり、やってみて良かったなと思いました。これからも、たとえ小さなことでも自分ができそうなことから取り組んでいこうと思います。