貿易チーム営業アシスタント(営業事務)のＵです。
当社の貿易チームは主にアジア圏(ベトナム・中国・台湾・韓国)から機械加工品などを輸入し、国内のお客様へ納めています。現在はコロナで海外の工場へ出張が出来ない代わりに、Zoomで海外工場と繋げ、検品や工場見学、打合せを実施するなど臨機応変に対応しています。
今回はそんな貿易チームでの営業事務の仕事について3つに分けてお話します。

1．海外工場への見積/発注手配
お客様から頂いた新規案件を海外仕入先へ見積り依頼、もしくは注文書を発行します。
ベトナムや中国、台湾には日本とは異なる連休(例えば旧正月、国慶節、その他各記念日等)があります。連休に入ると現地の工場はお休みになります。そこで連休前に見積や緊急依頼分の発注をしたり、必要な書類を先に取り寄せたりするなど、日頃から早め早めに業務に取り掛かるようにしています。

2．海外から輸入した製品の通関依頼業務と納品手配
貿易チームでは月平均6回、ベトナムや中国などから船で製品を輸入しています。
日本に製品を輸入する為の手続きを通関会社へ依頼します。通関~お客様の希望納期に沿っての納品完了まで、通関会社と納品可能日程や輸入製品に関する詳細内容等のやり取りを行い、納品日を調整していきます。また輸入通関時に必要な情報や資料をすぐに提供できるように、普段の空き時間やリモートワークを利用し、輸入製品の詳細情報(用途や材質)や写真資料を収集し、情報を1つのデータファイルに整理しています。

3．チームメンバーと連携して業務を進める
チームには営業担当、海外/国内販売担当、ベトナム調達担当のメンバーがいます。普段から各メンバーと連携して仕事を進めることがほとんどです。お客様の納期や期日、各メンバーの予定、仕入先の休暇事情を見ながら、状況に合わせて自分の業務スケジュールを立てます。業務を円滑に進める為に報連相を行い、期日が迫ったものに対してのリマインドは必ず行うなど、自分から率先して動くことを心がけています。

今回は３つに分けてご紹介させて頂きましたが如何でしたか？ 営業事務の仕事は、考えながら色々な業務に取り組むので大変なこともありますが、チームの一員としてお客様や会社、チームに貢献できることにやりがいを感じています。このブログを通して貿易チームでの営業事務ってどんな仕事なのかを就職活動中の学生の皆さんに少しでも知って頂けたら良いなと思います。＾＾