入社３年目 本社管理の瀬野です。

コンヒラでは、2022年1月より「楽楽精算」という精算システムを導入する予定です。
このシステムは、営業活動で使用した交通費などの経費を精算するためのものとなっています。

現状の精算方法は、
① 申請者が精算伝票を作成・印刷し、領収書や報告書を貼り付けて経理担当者へ提出

② 経理担当者による内容照合

③ 経理担当者が申請者に直接現金で支給する（週に2・3回）

という紙ベースで行っていました。

なので、申請者は出張中や外出中には申請することができず、社内に帰ってきてから精算書類の作成をしなくてはいけません。また、経理側も申請者に直接現金を支給するため、社内に申請者がいないと精算が保留となってしまう状況でした。

しかし、このシステムはネット上でペーパーレスで進められるので、申請者は外出先でも申請できるようになりますし、精算額は各自の振込口座へと振り込みになるので、経理・申請者両方が社内にいなくても精算処理を進めることができるようになります。

また、現状の方法では書類に不備があると、経理が申請者に差し戻して修正してもらう、というお互いに手間がかかってしまい、精算が遅れることもありました。しかし、楽楽精算はシステム側が入力漏れなどの不備を検知・チェックしてくれるので、経理側から書類不備の修正を依頼することもなくなり、ストレスなく仕事に取り組むことができます。

今は、1月からの導入に向けて、管理チームリーダーが全体のとりまとめ、そして私を含む部下3名で必要な情報のピックアップ・登録など、導入に向けての準備を進めています。

入社して3年目になりますが、初めて新たに導入されるシステムの準備段階から携わることになりました。
今までは、過去の記録や、先輩からのアドバイスをもとに仕事を進めていましたが、新しいシステムの導入というだけあって、情報をピックアップしては上司に確認をお願いするという手探り状態で業務を進めています。そんな状態ですが、少しずつ形になっているのを見て、「実際に始まるんだな～それに携われているんだな～」と実感しながら仕事を進められています。

次回のブログでは、この「楽楽精算」を12月ごろより実際にトライアルで運用してみる予定なので、その感想について書こうと思います。