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【任せて、任せるな(目標達成に向けて)】

2020/06/01|社長ブログ

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社長の山本太郎です。
前回はG-PDCAスパイラルの「D(実行)する」について紹介しました。
今回は「C(計実確認と評価)」について書かせていただきます。

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 第一に「期日と進捗率(%)で把握する」ことが大事です。普通、行動計画を立てた時に期日も設定しているはずです。ですから期日から逆算して、残された日数と進捗率を見ると、余裕で間に合うのかギリギリなのか、超過しそうなのかがすぐにわかります。工事現場やモノづくり現場ではよくガントチャートといわれる工程表で管理しているところが多いと思いますが、簡単なタスクであればToDoリストで管理することも可能です。これらすべてに共通して言えるのは「期日」と「進捗率」の2項目が必ずあるということです。当然「誰が?」「どこで?」などもありますが、それより先ずは「期日」と「進捗率」だけ把握するだけでも十分に管理ができます。もし進捗率を計算するための基準があいまいな場合は、担当者が自分の感覚で決めても良いです。必ず%の数字で表すことが大事です。

 第二に「余裕をもって頻繁に進捗を確認する」ことが大事です。ただ前提条件があります。それは、複雑なフォーマットになると運用しにくくなるので、できるだけ現場が日常業務の中で進捗を記録しやすくすることです。そして、進捗確認は少し頻度が多いくらいがちょうどよいです。どうしても日々の業務に隠れてしまい、だんだん日々の計画からはずれ、後回しになっていきます。それを避けるためには、「あれどう?」とマメに確認することです。また、自己管理のみは難しいので、第三者である誰かに管理してもらったほうがよいです。たとえば、口うるさい部門長がいれば、部下も聞かれて答えないといけなくなるので結局進捗が進みます。部門長が「まかせた」と言って放置すると、ほぼそのまま放置されます。ただ自己管理ができる人は「手帳」を使ってうまく自己管理します。正確に言えば「手帳を自分の上司/秘書代わりに使う」ことがうまいのです。その手帳には必ずカレンダーの中に「期日」が書き込まれており普段から頻繁に手帳を見ているはずです。進捗確認がうまい人は、手帳管理がとてもシンプルで上手です。

 第三に「現地・現物で裏を取る」ことが大事です。自分で進めている計画であれば進捗も自分でわかりますが、誰かと組んで計画を進めたり、部下に計画を実施するよう依頼した場合、本人の口から出た進捗率の報告は、基本的に疑うべきです。そのため、原則現地に足を運び、現物を確認し、現実を把握して進捗率を確信することが大事です。工場であれば現場を見ますし、客先であれば現場に顔を出します。もしその時間がなければ、写真を見せてもらったり、ユーザーに聞いたり、他の人にも確認したり、などいくらでも手段はあります。日本電産の永守社長の有名な言葉に「任せて、任せるな」という言葉があります。「上司は部下に任せても、必ず自分から進捗を確認に行け」という意味です。部下が上司に報告しないことはよくあることなので、上司が自分でまめに「どう?」と進捗確認することも必要だとおっしゃっています。

本日お伝えしたかった「G-PDCAスパイラル」の C(進捗確認と評価)のポイントは以下の3点です。
1.期日と進捗率(%)で把握する
2.余裕をもって頻繁に確認する
3.現地・現物で裏を取る(任せて、任せず)

次回は「A(調整・リカバリー)」について書かせていただきます。

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山本太郎

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