社長の山本太郎です。
今年4月入社の社員にビジネススキルの基本となる「手帳管理」のプチ研修を行いました。

そのとき思い出したのが、昨年の新入社員が以前書いてくれたブログ「【在学時にしてほしいこと】～メモやスケジュール管理について～」です。当社に入社後の自身の経験から「手帳管理スキルは学生のうちに身に付けておいたほうが良い」と勧めています。

これを読んで、私も新社会人時代を思い出しました。私は記憶力が良い方ではないので、私にとって手帳管理は仕事をするうえで死活問題でした。20代のころは手帳管理が本当に苦手で、どうすればよいのか試行錯誤を続け、一時は自分で手作りしていたこともあります。それほど、私にとっては手帳の使い方やフォーマットに思い入れがあります。試行錯誤を続けた結果、たどり着いた方法は佐々木かをり氏の書籍 「図解 ミリオネーゼの手帳術」でした。内容はシンプルに言ってしまうと以下の方法です。

■ステップ１：「ToDo（することリスト）」を書く。このとき「期日」と「誰がやるか」も書いておく。

■ステップ２：「スケジュール」を書く。これは「時間枠」を開始から終了時間までも書いておく。

■ステップ３：「ToDo」は期日を意識し、やる時間枠が決まれば「スケジュール」に転記する。

たったこれだけのテクニックです。
今は自分なりにアレンジして運用していますが、基本的にこの佐々木かをり氏の方法で安定管理できています。世の中には色々な手帳がありますが、仕事を管理できる方たちの手帳は概ねこの方法で書いていることに気づきました。

私の印象ですが、記憶力が良い人は、手帳を重視していません。そして「なんで、これぐらい覚えられないの？」と叱っている姿を見ることもあります。私は前職で恐ろしく記憶力が良い上司に囲まれていたので、ものすごくコンプレックスでした。正にすべての情報が頭の中に入っているような人たちでした。しかし、記憶力によって生産性が変わる場合、人が集まって仕事する組織では問題です。なぜなら仕事の能力がばらついてしまうからです。その能力の差を埋めるツールこそ手帳だと考えています。まさに手帳は外部メモリーであり、同時に大事な自分の秘書です。

そして50歳になって、手帳のすばらしさを改めて気づくことが増えました。それは記憶力が老化で低下しても、手帳管理のスキルがあれば全く問題ないということです。記憶力が若いころずば抜けて素晴らしい人たちほど、案外手帳管理に慣れておらず、年を取ってから記憶力が低下しポカミスすることもよく見かけます。そういう点でも、今回紹介した新人が書いてくれたブログの通り「当たり前ですね」と思える「手帳管理をしましょう」という内容が、じつは極めて重要なポイントをついていると思います。私は外部の新人研修の中に「手帳の使い方」を是非入れるべきだと思っていますが、なぜか一度も見たことがありません。

新人は、新しく依頼されることがとても多いです。それは先輩や上司、取引先様から、と様々です。その時、パッと手帳を出してその場で「いつまでにやりましょうか？」と聞いて、ToDoリストに書き込みます。次にその期日を守るために「スケジュール」に時間を確保して書き込みます。進捗があれば依頼した人に「進捗報告」し、終われば「終わりました」と依頼者に報告してOKなら、ToDoを横線や、赤ペンで塗りつぶす。たったこれだけできるだけで、ものすごく楽に仕事が回せるようになるし、抜け、漏れもなくなります。

今年も多くの新人が、日本全国で働き始めていると思いますが、もしこのブログをお読みになり、気づきとなっていただけたなら、是非「手帳の使い方」を基礎スキルとして習得することをお勧めします。手帳の使い方ができるようになる頃には、きっと周りから「おっ。新人さんやるな」と一目置かれるはず。それによって、自分も、仕事を依頼した相手もお互いが幸せになれるのです。